2005/05/25 メールでの礼儀作法

知人のブログで、メールの書き方に関する話があったので一言。

学生の内はあまり気にしませんが、研究室に入って業者対応をしたり、就職活動をしたりすると、いわゆる「ちゃんとしたメール」を書かねばならなくなりますよね。私の場合、これらの中で社会人の方からいただいたメールを参考に自分のフォーマットを作っていきました。新人研修でも似たようなことを教わりましたが、確認の意味をこめて整理してみようと思います。

細かいところはいろいろ違いますが、基本は

『件名』内容を簡潔に
『本文』まずあて先、次に自分の所属と名前。そして本題を簡潔に。
最後に署名

といったところでしょうか。

最初にあて先を書くのは、受信者がどのメンバーへ情報がいっているか伝えるためです。「関係者各位　CC:○○部長」となっていれば、受信者が「この話は部長もしってるのね」と分かるわけです。

次に所属と名前。この所属がポイントだと思います。私の場合でしたら、「サークルOVのmills」とか「○○○研究室卒業生のmills」とか「XXXX株式会社のmills」とか。これがあると、受信者が本文を読む心積もりができ、読みやすくなると思います。恐らくトラックバックした彼の先輩が引っかかったのはここではないでしょうか。

署名は必要事項がかかれていれば何でもいいと思いますが、あまり個人情報をだだ流しにしてもアレなので内容を必要最低限にするようにしています。

以上ですが、一つだけ分からないことがあります。たまに「長文乱文失礼します」などと書く方がいらっしゃいますが、あれば礼儀としてはどうなのでしょうか。へりくだっているようにも感じられますが、私などは「だったらちゃんと推敲してから送れ」などと思ってしまいます。それなら、「取り急ぎ用件のみ」などとしたほうがスマートだと思うのですが・・・